Beaucoup d’équipes commencent leur prospection par un tableau Excel ou Google Sheets. C’est un bon point de départ, à condition de structurer le fichier dès le départ. Voici les colonnes utiles, un exemple rempli et les limites à connaître.
Avant d’acheter un fichier ou d’investir dans un CRM, la plupart des TPE et PME prospectent depuis un tableau. C’est légitime pour démarrer : le problème n’est pas l’outil, c’est la structure. Un fichier mal pensé devient inexploitable en quelques semaines (doublons, statuts ambigus, relances perdues), et il devient alors impossible de mesurer quoi que ce soit. Ce modèle pose les bonnes colonnes dès le départ.
Si votre besoin est plutôt d’acheter un fichier prêt à l’emploi, voir notre article sur l’achat d’un fichier de prospection B2B. Ici, on part du cas où vous constituez ou gérez le fichier vous-même.
La règle : une colonne existe si elle sert à contacter, à qualifier ou à décider d’une relance. Tout le reste alourdit. Voici le modèle que nous recommandons pour une prospection B2B par téléphone ou email.
| Colonne | À quoi elle sert | Exemple |
|---|---|---|
| Société | Identifier l’entreprise | Menuiserie Martin SAS |
| SIREN ou SIRET | Lever les homonymes, vérifier l’existence dans la base SIRENE | 842 991 003 00018 |
| Activité (code NAF) | Vérifier que l’entreprise est dans votre cible | 43.32A — Menuiserie bois |
| Effectif / taille | Prioriser (TPE, PME…) | 12 salariés |
| Ville / département | Ciblage géographique, tournées | Lyon (69) |
| Nom du contact | Nommer la personne, pas « Monsieur le directeur » | Karim Benali |
| Fonction | Vérifier que c’est le décideur ou l’influenceur | Dirigeant |
| Téléphone professionnel | Le canal le plus direct en B2B | 04 78 00 00 00 |
| Email professionnel | Relances, envoi de documentation | k.benali@menuiserie-martin.fr |
| Source de la donnée | Obligation d’information RGPD + traçabilité | Site de l’entreprise, 12/10/2026 |
| Statut | Piloter l’avancement : À contacter / En cours / RDV / Sans suite / Opposition | En cours |
| Prochaine relance (date) | Ne jamais perdre un contact tiède | 06/11/2026 |
Trois lignes pour visualiser le rendu. Les entreprises et personnes ci-dessous sont fictives et données à titre purement illustratif.
| Société | Contact | Fonction | Ville | Statut | Prochaine relance |
|---|---|---|---|---|---|
| Menuiserie Martin SAS (fictif) | Karim Benali | Dirigeant | Lyon (69) | En cours | 06/11/2026 |
| ELEC Pro Install (fictif) | Sandra Pujol | Responsable achats | Villeurbanne (69) | À contacter | — |
| BTP Rénov Express (fictif) | Marc Deloye | Gérant | Saint-Étienne (42) | RDV pris | 10/11/2026 |
Un tableau convient tant que trois conditions tiennent : un seul commercial l’utilise, le volume reste sous quelques centaines de lignes, et les données sont fraîches. Dès qu’une condition saute, les coûts cachés apparaissent : deux commerciaux écrasent leurs notes, les emails rebondissent sans que personne ne nettoie, et personne ne sait quelles lignes ont plus de 3 ans.
Deux signaux qui ne trompent pas : vous passez plus de temps à maintenir le fichier qu’à prospecter, et vous ne pouvez plus répondre simplement à « combien de contacts valides avons-nous sur telle cible ? ». C’est le moment de passer à un CRM ou de faire constituer un fichier vérifié : les critères de qualité sont dans notre article sur les critères de qualité d’un fichier de leads, et le contrôle des emails dans celui sur le nettoyage d’une base B2B.
Gagner les semaines de constitution
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Un fichier B2B ne se juge pas au nombre de lignes. Voici les sources qui alimentent réellement le marché, les six critères qui déterminent la qualité, et le protocole de test à imposer avant de signer.
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La qualité d’un fichier se mesure, elle ne se promet pas. Douze indicateurs objectifs, cinq tests réalisables en une heure sur un échantillon, et les seuils au-delà desquels il faut refuser la livraison.